Wat is een UBO en hoe registreer ik die in 2026?

Definitie

De Ultimate Beneficial Owner (UBO) wordt door de Belgische WWFT gedefinieerd als:

• elke fysieke persoon die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten bezit;
• elke persoon die effectieve controle uitoefent over de vennootschap;
• bij gebrek hieraan, de hoofdbestuurder.

UBO-register België

Sinds 2018 moet elke onderneming haar UBO('s) declareren in het nationaal UBO-register. Deze declaratie moet jaarlijks worden bevestigd, en bij elke wijziging.

De rol van de Business Center

Als BC bent u onderworpen aan de WWFT en moet u:

• de UBO('s) van elke gedomicilieerde vennootschap identificeren;
• de coherentie tussen de gedeclareerde UBO en de werkelijkheid verifiëren;
• een atypische situatie melden aan de CFI indien nodig.

Wat House of Work automatiseert

• Auto-fetch van het UBO-register tijdens het inboarden (waar mogelijk).
• Aanmaak van een UBO-tabel per dossier met de gevoelige velden geëncrypteerd.
• Jaarlijkse herinnering: 30 dagen voor de vervaldatum stuurt de tool een mail naar de gedomicilieerde voor herbevestiging.
• Audit-log van elke UBO-wijziging: wie, wanneer, oude vs nieuwe waarde, hash chain.

Wat u zelf moet doen

• De UBO-status valideren tijdens uw KYC-procedure.
• Een PEP-screening uitvoeren op elke UBO (sanctielijsten + politieke blootstelling).
• Tijdens elke audit FSMA of interne controle de bewijsstukken kunnen tonen.

Bekijk de Conformiteit-module